Cómo elegir un TPV para hostelería: guía para bares, restaurantes y cafeterías

Resumen en 30 segundos

Si solo tienes un minuto, estas son las diez cosas que separan un TPV que te ayuda de uno que te complica el servicio. Detrás de cada una está explicado el porqué.

Qué es un TPV de hostelería y en qué se diferencia de una caja registradora

TPV significa terminal punto de venta: el programa (y los equipos) con los que registras lo que vendes y lo cobras. Una caja registradora solo suma importes. Un TPV de hostelería sabe además qué mesa ha pedido, qué camarero lo ha tomado, qué tiene que salir en cocina y en qué orden, cuánto queda de cada producto y qué se ha cobrado en efectivo y con tarjeta al cerrar el día.

Por eso un TPV pensado para tiendas no suele funcionar bien en un bar o un restaurante: en una tienda la venta empieza y acaba en el mostrador, y en hostelería una mesa puede estar abierta dos horas, pedir en tres tandas, cambiarse de sitio y pagar a medias. Antes de comparar marcas, asegúrate de que lo que miras está hecho para hostelería y no es un programa de comercio adaptado.

También ha cambiado dónde vive el programa. Los TPV tradicionales se instalaban en un ordenador concreto del local; los actuales funcionan en la nube, desde el navegador, y se usan a la vez en el ordenador de la caja, la tablet de la barra y el móvil de cada camarero. Más abajo verás qué cambia en la práctica.

Checklist: 15 puntos para elegir TPV

Lleva esta lista a cualquier demostración y marca cada punto con el proveedor delante. No vale un «eso lo tenemos en otro plan» ni un «lo estamos preparando»: o lo hace hoy, o no cuenta. Si fallan tres o más puntos, sigue buscando.

Paso 1: piensa en cómo trabaja tu local, no en la lista de funciones

Todos los programas presumen de cien funciones. La pregunta útil es otra: ¿qué pasa en tu local un sábado a las dos de la tarde? Un bar de barra rápida, un restaurante con menú del día y una panadería con obrador necesitan cosas distintas, y el mejor TPV para uno puede ser incómodo para otro.

Haz el ejercicio con tu equipo: apunta los cinco momentos del día en los que más se atasca el servicio y pregunta al proveedor cómo los resuelve su TPV, uno por uno. Es la forma más rápida de descartar programas que en la demostración parecen perfectos.

Las funciones que de verdad necesitas

Estas son las funciones que se usan todos los días en un bar o restaurante. Lo demás es secundario hasta que estas funcionan bien:

Si tienes menú del día, comprueba que el TPV lo trata como menú (precio cerrado, primeros, segundos y postre a elegir) y no como una línea con notas: es la diferencia entre una cocina que sabe qué sacar y una que tiene que interpretar. Y si te preocupan las existencias, mira cómo funciona el control de stock: lo útil es que se descuente solo con cada venta y avise cuando algo baja del mínimo.

VeriFactu y la ley antifraude: lo que exige ya a tu TPV

Desde la Ley 11/2021, la ley antifraude, los programas de facturación (y un TPV lo es) tienen que garantizar que lo registrado no se puede borrar ni alterar sin dejar rastro. El Real Decreto 1007/2023 desarrolla esos requisitos y la Orden HAC/1177/2024 fija las especificaciones técnicas. El sistema se conoce como VeriFactu, por la modalidad en la que cada factura se envía a Hacienda en el momento.

Para un bar o restaurante, en la práctica significa tres cosas: cada venta queda en un registro encadenado que no se puede tocar, los tiques llevan un código QR que permite comprobarlos en la sede de la Agencia Tributaria, y los «resetear ventas» o «borrar tickets» desaparecen. Quien haya vivido con un TPV que permitía borrar ventas antiguas debe saber que eso, con VeriFactu, no existe.

Al comparar, pregunta al proveedor si VeriFactu va incluido en la cuota o se cobra aparte, y si el programa ya impide borrar ventas cobradas. Lo tienes explicado paso a paso, con las modalidades y las sanciones, en la guía de TPV con VeriFactu.

En la nube o instalado: qué cambia en el día a día

La mayoría de TPV nuevos funcionan en la nube. No es una moda: cambia cómo se trabaja y cuánto cuesta.

La pregunta clave de la nube es qué ocurre si se cae internet en pleno servicio. Pide que te lo enseñen: un buen TPV en la nube sigue tomando nota y cobrando, y sube lo pendiente cuando vuelve la conexión.

Qué equipos necesitas de verdad

Con un TPV en la nube, la mayoría de locales ya tiene casi todo. Esta es la lista realista para un bar o restaurante pequeño:

• Pantalla de caja: un ordenador o una tablet grande en la barra. Si es táctil, mejor, pero no es imprescindible.
• Móviles para los camareros: sirven los suyos o unos móviles sencillos del local. No hacen falta PDA específicas.
• Impresora térmica de tiques: de 80 mm, con conexión de red o WiFi si quieres imprimir desde varios equipos.
• Impresora de cocina: si la cocina está separada, otra térmica allí para que la comanda salga sola.
• Cajón portamonedas: se conecta a la impresora de tiques y se abre al cobrar.
• Datáfono: el de tu banco. Comprueba si el TPV necesita uno concreto o te deja seguir con el tuyo.

Desconfía de los presupuestos que empiezan por el equipo: si un proveedor solo funciona con su hardware, estás pagando el aparato y quedándote atado a él. Lo sensato es que el programa funcione en lo que ya tienes y que el equipo sea opcional.

Cuánto cuesta un TPV de verdad: dónde se esconde el gasto

El precio que ves en la web casi nunca es lo que pagas al año. Antes de comparar cifras, ponlas todas en la misma tabla con estos conceptos:

Suma doce meses de todo lo anterior y compara ese total, no la cuota. Una cuota baja con licencias por dispositivo y módulos aparte acaba siendo más cara que una cuota cerrada. En nuestra página de precios tienes el cálculo del primer año con y sin equipo, para que veas cómo hacerlo.

12 preguntas que tienes que hacer en la demostración

1. ¿Puedo probarlo con mi carta real, no con una de ejemplo?
2. Si se cae internet en pleno servicio, ¿qué pasa con las comandas y los cobros?
3. ¿Cuántos camareros y dispositivos incluye la cuota?
4. ¿Cómo se divide una cuenta de 8 personas que pagan cada una lo suyo?
5. ¿Cómo se mueve una mesa entera a otra o se juntan dos?
6. ¿Cómo aparece en cocina un plato con notas y suplementos?
7. ¿Está preparado para VeriFactu? ¿Va incluido en la cuota?
8. ¿Se pueden borrar ventas ya cobradas? (La respuesta correcta es no.)
9. ¿Hace facturas completas con los datos del cliente desde el propio TPV?
10. ¿Cómo funciona el cierre de caja y qué informe me da?
11. ¿Hay permanencia? ¿Qué pasa con mis datos si me voy?
12. ¿Quién me ayuda un sábado por la noche si algo falla?

8 errores frecuentes al elegir TPV

1. Elegir por la pantalla bonita de la demostración, sin probar un servicio con prisas.
2. Comparar cuotas sin sumar licencias, módulos y equipo de todo el año.
3. Firmar permanencia de 24 o 36 meses para conseguir un descuento.
4. Comprar PDA caras cuando los camareros podrían usar su móvil.
5. No preguntar por VeriFactu y tener que cambiar de programa en 2027.
6. Quedarse con un TPV de tienda que no entiende de mesas ni de cocina.
7. No implicar al equipo: el que lo va a usar es el camarero, no el gestor.
8. Cambiar de TPV en temporada alta, sin margen para aprender.

Cómo cambiar de TPV sin cerrar ni un día

Cambiar de programa da más miedo del que debería. Con un TPV en la nube, el cambio se puede hacer en una tarde tranquila siguiendo este orden:

1. Elige un día flojo (lunes o martes por la tarde) y no lo hagas en temporada alta.
2. Pasa tu carta: productos, precios, IVA y categorías. Si el proveedor la carga por ti a partir de fotos o del PDF, mejor.
3. Dibuja las salas y las mesas como están en tu local.
4. Da de alta al equipo con su PIN y prueba el comandero en el móvil de cada camarero.
5. Conecta la impresora de tiques, la de cocina y el cajón, y haz una comanda de prueba completa.
6. Trabaja un servicio con los dos sistemas a mano y, al día siguiente, solo con el nuevo.
7. Al cerrar el primer día, revisa el cierre de caja con el equipo y ajusta lo que falte.

Guarda los datos del programa antiguo (ventas, facturas e informes) el tiempo que te pida tu gestor: la obligación de conservar la documentación sigue aunque cambies de TPV.

Cómo lo resolvemos en Comandino

Comandino es un programa TPV para hostelería que hemos hecho con este checklist delante. No es el único bueno, y por eso te recomendamos comparar, pero así responde a los puntos de esta guía:

• Funciona en el navegador del ordenador, la tablet o el móvil que ya tienes, con camareros y dispositivos ilimitados.
• Salas y mesas, comandero en el móvil, comandas a cocina, menú del día, cierre de caja y control de stock en la misma cuota.
• VeriFactu incluido: lo cobrado no se borra.
• Carta QR con los mismos productos y precios del TPV.
• Sin permanencia y con un precio cerrado, IVA incluido. Si nos mandas tu carta, te la cargamos gratis.
• Tienes las guías por tipo de negocio: bar, restaurante, cafetería y panadería.

Si quieres verlo antes de decidir, en la página del programa TPV para hostelería tienes un vídeo corto de demostración y el recorrido de una comanda, del pedido al cobro.

Normativa citada

• Real Decreto 1007/2023Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (VeriFactu): integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• Orden HAC/1177/2024Especificaciones técnicas de los sistemas de facturación: registros, huella encadenada y código QR.
• Real Decreto-ley 15/2025Fija la obligación de VeriFactu: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto.
• Ley 58/2003, General Tributaria, art. 201 bisSanciones por programas de facturación que no cumplen: 150.000 € al fabricante y 50.000 € por ejercicio al usuario.
• Real Decreto 1619/2012, art. 4Reglamento de facturación: factura simplificada hasta 3.000 € en hostelería y restauración.